Cuidados que advogados precisam ter com o uso de e-mails na profissão


Aposto que você envia e recebe muitos e-mails todos os dias!

Isso não é exatamente uma afirmação ousada, eu sei. As pessoas costumam se comunicar via e-mail e os advogados não são diferentes.

Essa tendência de ir para o e-mail é compreensível em nossa profissão pesada em documentos e o comportamento paralelo que pode ser facilmente observado em nossas vidas pessoais. Mas, embora nossas preferências possam se alinhar com o público em geral, nossas responsabilidades geralmente nos diferenciam. Com isso em mente, compartilho algumas observações sobre o uso de e-mail entre os advogados.

Imprimir e guardar não é apenas para a vovó

Imprimir e arquivar seus e-mails pode parecer algo que seus avós fariam, mas na verdade há uma boa razão para os advogados fazerem isso. Você sempre terá uma cópia disponível e á mão sempre que precisar em seu arquivo. Além do que garantindo maior segurança e confiabilidade de seus clientes sempre que precisar demonstrar algo tratado por e-mail. Pessoas tendem a acreditar mais em algo impresso do que vê-los em uma tela de computador. Pois bem, as maiorias dos advogados e do público em geral utilizam alguma forma de sistema de backup digital para arquivos de computador, que com o tempo mostram-se totalmente à prova de falhas. Mas naturalmente, cabe a cada advogado observar seus interesses e de seus próprios clientes. A mensagem aqui é que manter uma cópia impressa das conversas por e-mail que pode ser algo que valha realmente a pena pensar no assunto pelas inúmeras razões.

Não se esqueça da confidencialidade

Quase a metade dos advogados envia comunicações ou documentos confidenciais aos clientes por e-mail, uma ou mais vezes por dia e mais da metade dos advogados enviam informações pelo menos uma vez por semana.

No entanto, poucos advogados tomam medidas significativas para proteger a informação. Documentos protegidos por senha ainda estão sendo empregados apenas por alguns advogados e poucos usam algum tipo de método de criptografia na comunicação por e-mail, sendo essa uma excelente razão para manter seus e-mails impressos garantindo que não estejam vulneráveis em sua conta de e-mail ou em seu computador.

A maneira como você trata a correspondência de seus clientes não é apenas um dever ético obrigatório, é uma parte do que seu escritório de advocacia é. Ser consciencioso e consistente com seu cuidado para com seus e-mails é apenas uma das muitas maneiras pelas quais os advogados podem contribuir positivamente para sua marca.

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